Im Folgenden reißen wir einige aktuelle Themen kurz an, die zur Idee von Workflow-Systemen beigetragen haben und damit deren Sinn verdeutlichen sollen.


Funktion vs. Prozess - Während man bisher durch Software lediglich einzelne Funktionen eines Prozesses abgedeckt hat, wie etwa die Produktionsplanung und -steuerung (PPS), Finanzbuchhaltung usw., zielt nun der Fokus auch auf die Interaktion dieser Funktionen innerhalb eines Prozesses.
Diese ganzheitliche Sichtweise hat enorme Vorteile, wenn nicht mehr einzelne Funktionen (z.B. Entwicklung, Beschaffung, Produktion, Vertrieb, Versand, Buchhaltung) autark arbeiten, sondern ganze, essentiell zusammengehörende Prozesse integriert funktionieren. Beim Workflow-Entwurf werden nicht mehr Ziele einzelner Funktionsbereiche betrachtet, sondern Funktionen nur im Hinblick auf die unternehmerischen Gesamtziele akzeptiert.


Dienstleistung - In den letzten hundert Jahren hat sich physische Arbeit in den meisten Branchen, wie z.B. industrieller Produktion oder Landwirtschaft, stark verändert. Durch den massiven Einsatz von Technik, insbesondere durch maschinelle Automation, konnte die Arbeit ganz erheblich rationalisiert werden.
In der Dienstleistung und in wissensbasierten Produktionsbereichen (z.B. der Medien- oder Softwareindustrie) gab es diese Produktivitätsfortschritte jedoch nicht in dieser Form. Das Potential der dienstleistenden Branchen und Unternehmensteile liegt zu einem großen Teil eben nicht in der Automatisierung der Tätigkeiten an sich, sondern der Organisation derselben.
Ziel ist es damit, das Potential der teuren und kreativen Ressource Mensch sinnvoller und vor allem effizienter einzusetzen, indem man sie durch Technik von sekundären Arbeiten befreit, wie etwa Informationsbeschaffung und -verteilung, Datenerfassung, Archivierung, Berichterstellung usw.


Echtzeit-Kollaboration - Das Internet ermöglicht heute den automatisierten Austausch von Informationen und damit das Zusammenwachsen von abteilungs- und unternehmensübergreifenden Produktionsketten. Während früher eine einzige Kundenbestellung jede Menge manuelle Anfragen, Subaufträge, Bestätigungsfaxe und Lieferscheine auslösten, läuft diese Zusammenarbeit nun automatisiert in Echtzeit ab - zum Vorteil für alle Beteiligten.


Informationen und Flexibilität - In der jüngeren Vergangenheit sind die Anforderungen an Unternehmen besonders stark gestiegen. Beispielsweise fordert der Markt heute viel schnellere Reaktionszeiten auf Änderungen im Kundenverhalten. Das bedeutet, dass es nicht mehr reicht, aufgrund von Quartals- oder Halbjahreszahlen Entscheidungen zu treffen. Echtzeit-Informationen und darauf aufbauende effektive Steuerungsmechanismen sind heute immer öfter wettbewerbsentscheidend.


Personalisierung - Ebenso fahren immer mehr Unternehmen eine differenzierte Produktpolitik. Ein Auto können Sie sich heute in Millionen verschiedener Varianten konfigurieren. In anderen Bereichen ist das ähnlich, denn Produkte und Services werden immer individueller, werden personalisierbar (Mass Customization). Diese wachsende Komplexität in Produktion und Administration muss überschaubar und vor allem steuerbar werden.


Qualität - Eine Vielzahl von Unternehmen unterliegen außerdem sich teilweise ändernden Normen und Qualitätsmanagement-Anforderungen (Gesetze, ISO 9000, EPM, Six Sigma etc.). Damit diese Methoden und Standards nicht zur Produktivitätsbremse werden, sondern einen echten Mehrwert schaffen, bedarf es dringend einer integrierenden Instanz, die keinen Unterschied zwischen Tagesgeschäft und QM-Anforderungen zulässt. Workflow-Management verbindet diese beiden Welten mühelos.


So gibt es eine ganze Reihe weiterer Erkenntnisse und Systemen, die spezialisiert zu Begriffen wie Supply-Chain-Management (SCM), Customer-Relationship-Management (CRM), Enterprise-Content-Management (ECM), Service-Oriented-Architecture (SOA) usw. geführt haben.
Ein Wort trifft jedoch den Kern: Workflow, denn ein Workflow-Management-System (WfMS) beschreibt, optimiert und integriert generell Prozesse und Systeme; ganz unabhängig ob es sich dabei um das Management von Lieferanten-, Kundenbeziehungen oder um andere Formen der Informationsverarbeitung handelt.